5 Tipps für eine effiziente Buchführung
Buchführung beginnt nicht beim Steuerberater. Sie beginnt viel früher – beim Unternehmer selbst.
Viele Unternehmer gehen davon aus, dass Buchführung erst dann relevant wird, wenn Belege an die Steuerberatung übergeben werden. In der Praxis ist gute Buchführung jedoch ein fortlaufender Prozess, bei dem die Vorbereitung auf Unternehmerseite eine entscheidende Rolle spielt. Je besser diese Vorbereitung ist, desto effizienter läuft die Buchführung – und desto besser lassen sich die Zahlen für unternehmerische Entscheidungen nutzen.
Hier meine Tipps für eine effiziente Buchführung:
1. Automatisierung des Belegeingangs
Ein Großteil der Belege erreicht Unternehmen heute digital, insbesondere per E-Mail. An dieser Stelle lassen sich mit einfachen Automatisierungen erhebliche Zeitersparnisse erzielen.
Mit den richtigen Einstellungen im Mailprogramm werden eingehende Rechnungen automatisch an das Buchführungstool weitergeleitet. Für den maximalen Überblick oder wenn mehrere Personen involviert sind, kann es sich außerdem lohnen, eine eigene Mailadresse für den Rechnungseingang anzulegen.
Mit der Automatisierung landet der Beleg ohne manuellen Zwischenschritt direkt im Buchführungstool. Einmal eingerichtet, spart dieser Prozess bei jedem einzelnen Beleg Zeit. Im Buchführungstool kann der Beleg dann weiterverarbeitet werden, beispielsweise zur Freigabe von Zahlungen.
Für Papierbelege bieten viele Buchführungstools heutzutage einen Upload per App. So lassen sich auch Papierbelege, etwa Bewirtungsbelege, schnell und einfach ins Tool übertragen.
Wichtig: Belege müssen grundsätzlich in der Form aufbewahrt werden, in der sie empfangen wurden. Nach dem Scannen darf der Papierbeleg also nicht im Müll landen.
2. Fester Rhythmus statt Sammelaktionen
Niemand hat Lust sich jeden Freitag um die Buchführung zu kümmern. Trotzdem ist es wichtig, Belege nicht erst gesammelt am Monats- oder Quartalsende bereitzustellen, sondern sie laufend zu erfassen und zu bearbeiten. So gehen keine Unterlagen verloren und der Buchführungsprozess bleibt stabil und übersichtlich.
Ein fester Rhythmus sorgt dafür, dass Zahlen zeitnah vorliegen und nicht rückwirkend aufgearbeitet werden müssen.
3. Kontext liefern, wo Automatisierung an Grenzen stößt
Auch moderne Buchführungssysteme mit Automatisierung und KI können nicht jeden Sachverhalt anhand eines Belegs beurteilen. Entscheidend ist deshalb der zusätzliche Kontext des Unternehmers.
Das betrifft insbesondere:
private Zahlungen über das Geschäftskonto
Rechnungen mit verschiedenen Sachverhalten
Sonderfälle wie Anzahlungen oder Rückerstattungen
Kurze Hinweise direkt am Beleg oder im System helfen, Vorgänge richtig einzuordnen und reduziert unnötige Rückfragen.
4. Klare Trennung von private und betrieblichen Vorgängen
Unabhängig von der Größe sollte jedes Unternehmen ein eigenes Geschäftskonto haben über das alle geschäftliche Zahlungen abgewickelt werden. Viele Privatvorgänge auf dem Geschäftskonto erhöhen unnötig den Buchführungsaufwand. Privatvorgänge sollten daher über das private Konto abgewickelt werden.
Eine konsequente Trennung reduziert den Klärungsaufwand und beschleunigt die Buchführung deutlich.
5. Buchführung Entscheidungsgrundlage nutzen
Buchführung ist mehr als eine Pflichtaufgabe für das Finanzamt oder die Umsatzsteuervoranmeldung. Richtig genutzt, liefert sie wertvolle Informationen für die Unternehmenssteuerung.
Aktuelle Auswertungen zeigen, wie sich Umsätze, Kosten und Liquidität entwickeln und wo Handlungsbedarf besteht. Wer diese Zahlen regelmäßig betrachtet, kann fundierte Entscheidungen treffen – statt erst zu reagieren, wenn das Jahr bereits abgeschlossen ist.
Genau hier entfaltet Buchführung ihren eigentlichen Nutzen: als Grundlage für regelmäßigen Austausch, Planung und Weiterentwicklung des Unternehmens.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine unverbindliche Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.
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